Jak vybrat informační systém pro firmu: otázky a chyby

Nejdřív proces, potom systém

Nejčastější chybou při výběru informačního systému je začít prohlížením produktů. Ukázky vypadají přesvědčivě, funkcí je spousta a snadno se stane, že si vyberete systém podle toho, co umí, a ne podle toho, co potřebujete.

Lepší postup je opačný. Nejdřív si popište, jak firma dnes funguje: odkud přicházejí objednávky, kdo je zpracovává, kde se evidují zakázky, jak vzniká faktura a kde se práce nejčastěji zasekne. Popis nemusí být dokonalý, stačí pár stran nebo nákres na tabuli.

Z popisu se ukáže, co je pro vás klíčové a co je jen příjemný doplněk. Právě toto rozlišení vás později ochrání před tím, abyste platili za funkce, které nikdo nepoužije.

Otázky, které si položit před výběrem

Než oslovíte prvního dodavatele, vyplatí se mít odpovědi na několik základních otázek. Ušetříte čas sobě i dodavatelům a nabídky budou lépe srovnatelné.

Pokud na některou otázku neznáte odpověď, není to problém. Je to signál, že tuto část je potřeba s dodavatelem probrat podrobněji a nenechávat ji na později. Začněte těmito otázkami.

• Jaký konkrétní problém má systém vyřešit a jak poznáme, že ho vyřešil?
• Kdo bude systém používat, v jakých rolích a na jakých zařízeních (kancelář, sklad, terén)?
• S čím se musí propojit: účetnictví, banka, e-shop, docházka, sklad?
• Jaká data potřebujeme přenést a v jakém jsou dnes stavu?
• Kdo ve firmě bude za systém odpovídat a rozhodovat o změnách?
• Jaký rozpočet a časový rámec je pro nás reálný?

Hotový systém, úprava, nebo vývoj na míru

Na trhu existují v zásadě tři cesty. Hotový systém si koupíte nebo předplatíte a přizpůsobíte mu své procesy. Rozsáhlejší produkty se dají upravit, často ale za cenu složitých nastavení a závislosti na konkrétním integrátorovi.

Třetí cestou je systém na míru, který se postaví kolem vašich procesů. Dává smysl hlavně tehdy, když máte specifický způsob práce, který vám dává náskok, nebo když potřebujete spojit víc existujících nástrojů do jednoho celku.

Žádná z cest není univerzálně nejlepší. Důležité je vybrat si vědomě a znát kompromisy, které s danou volbou přicházejí, včetně nákladů na několik let dopředu.

Myslete na propojení a data

Informační systém nežije ve vzduchoprázdnu. Téměř vždy musí komunikovat s účetnictvím, bankou, e-shopem nebo docházkou. Pokud se na propojení při výběru zapomene, skončí to tím, že někdo bude údaje mezi systémy přenášet ručně, a to je přesně práce, které jste se chtěli zbavit.

U každého dodavatele se proto ptejte, jak konkrétně propojení s vašimi nástroji vyřeší a kdo ho bude udržovat, když se některý z nich změní. Ověřte si i to, jestli má systém zdokumentované rozhraní pro výměnu dat.

Stejnou pozornost si zaslouží samotná data. Přenos zákazníků, produktů a otevřených zakázek ze starých systémů bývá časově náročnější, než se na začátku zdá, hlavně pokud jsou údaje neúplné nebo duplicitní. Je dobré naplánovat ho jako samostatný úkol s vlastním termínem.

Jak porovnat dodavatele

Při srovnávání nabídek se nesoustřeďte jen na cenu. Stejně důležité je, jak dodavatel rozumí vašemu problému a jak bude spolupráce vypadat po spuštění. Užitečné je požádat i o rozhovor se stávajícím zákazníkem dodavatele, ideálně z podobného oboru.

Pozor na přehnané sliby. Dodavatel, který na každou otázku odpoví „ano, to umíme“, aniž by se zeptal na podrobnosti, nemusí rozumět tomu, co opravdu potřebujete. Na schůzkách si všímejte hlavně těchto věcí.

• Ptá se na vaše procesy, nebo hned ukazuje funkce?
• Můžete si systém vyzkoušet na vlastních datech, ne jen na ukázce?
• Je jasné, co je v ceně a co se platí zvlášť?
• Komu patří data a jak je dostanete ven, pokud budete chtít odejít?
• Jak rychle reaguje podpora a kdo konkrétně bude vaším kontaktem?

Nejčastější chyby při výběru

Mnoho neúspěšných zavedení má podobné příčiny. Většina z nich nevzniká z nedbalosti, ale z časového tlaku, protože výběr systému se řeší vedle běžné práce. Vyplatí se proto vyhradit si na něj několik pevných termínů, kdy se mu budete věnovat bez vyrušování.

Pokud byste si měli zapamatovat jedinou věc, ať je to tato: systém, který lidé nepoužívají, nic neřeší. Kromě toho se vyhněte chybám, které se při výběru opakují nejčastěji.

• výběr dělá jen vedení, bez lidí, kteří budou systém denně používat
• snaha pokrýt všechny procesy najednou místo postupného zavádění
• podcenění přenosu dat a jejich čištění
• výběr podle nejnižší ceny bez zohlednění nákladů na roky dopředu
• chybějící vlastník projektu na straně firmy
• ignorování propojení s účetnictvím, které pak vede k ručnímu přepisování faktur do Pohody

Na co nezapomenout ve smlouvě

Před podpisem si ověřte, že smlouva jasně popisuje rozsah dodávky, termíny a způsob akceptace. Měli byste vědět, co přesně dostanete, kdy a podle čeho posoudíte, že je to hotové.

Stejně důležité jsou podmínky po spuštění: cena podpory a údržby, reakční doby, zálohování a vlastnictví dat. U systémů na míru se vyplatí domluvit i přístup ke zdrojovému kódu nebo aspoň k dokumentaci pro případ, že byste jednou měnili dodavatele.

Pokud je to možné, domluvte si platby navázané na předané části, ne celou částku předem. Oběma stranám to pomáhá udržet projekt v jasných a kontrolovatelných krocích.

Zavádějte postupně

I nejlépe vybraný systém potřebuje čas, než si ho firma osvojí. Osvědčuje se začít jedním procesem, vyladit ho se skutečnými uživateli a teprve potom přidávat další části.

U každého kroku si stanovte jednoduchý ukazatel úspěchu: kratší dobu zpracování objednávky, méně zmeškaných termínů nebo méně ručního přepisování. Uvidíte tak, jestli se investice vrací, a budete mít podklad pro další rozhodnutí.

Krátká ukázka na skutečném procesu často řekne víc než dlouhé srovnávání tabulek funkcí. Pokud uvažujete o systému na míru, Lumen Studio vám do 24 hodin po úvodním hovoru ukáže první funkční verzi, na které si ověříte, jestli směr odpovídá vašim procesům.