Software na míru, nebo krabicové řešení: co se vyplatí

Dvě cesty ke stejnému cíli

Když firma potřebuje nový systém, například CRM, evidenci zakázek, sklad nebo docházku, stojí před základní volbou. Může si koupit nebo předplatit hotový produkt, který používá spousta jiných firem, nebo si nechat postavit software na míru.

Obě cesty mají své místo. Hotový software je standardizovaný a rychle dostupný, software na míru je postavený kolem vašich procesů. Otázka tedy nezní, který přístup je lepší obecně, ale který lépe sedí na vaši situaci.

Při rozhodování nejde jen o peníze. Stejně důležité je, kolik času budou vaši lidé denně trávit v systému a jestli jim práci usnadní, nebo přidá.

Krabicové řešení: výhody a nevýhody

Největší výhodou hotového softwaru je rychlý start. Zaregistrujete se, nastavíte základní údaje a můžete začít. Vstupní náklady bývají nízké a o aktualizace se stará výrobce.

Nevýhodou je, že produkt je navržený pro průměrnou firmu. Pokud váš proces vypadá jinak, budete ho buď ohýbat, nebo doplňovat tabulkami a obezličkami. Často také platíte za funkce, které nepoužijete, a cena roste s počtem uživatelů.

Při výběru hotového řešení si všímejte i toho, kde jsou uložená data, v jakém jazyce funguje podpora a jestli produkt zohledňuje česká pravidla, například u fakturace a DPH. Stručně shrnuto vypadají výhody a nevýhody takto.

• výhoda: rychlé spuštění a nízká vstupní investice
• výhoda: ověřený produkt s pravidelnými aktualizacemi
• nevýhoda: přizpůsobujete se vy systému, ne systém vám
• nevýhoda: poplatky za každého uživatele a za vyšší balíčky
• nevýhoda: omezené možnosti propojení s dalšími nástroji a závislost na rozhodnutích výrobce

Software na míru: výhody a nevýhody

Software na míru se staví podle toho, jak vaše firma skutečně funguje. Obsahuje jen to, co potřebujete, a propojuje se s nástroji, které už používáte: s účetnictvím, bankou, e-shopem nebo skladem.

Daní za to bývá vyšší vstupní investice a potřeba spolupráce při návrhu. Dodavatel musí pochopit vaše procesy a vy mu musíte věnovat čas. Důležité je také vybrat si partnera, který bude systém dlouhodobě udržovat.

Dobrý dodavatel vám neukáže jen výsledek na konci, ale průběžně vám dává zkoušet rozpracované části. Chyby v návrhu se tak odhalí dřív, kdy je jejich oprava levná. Výhody a nevýhody ve zkratce shrnuje následující přehled.

• výhoda: systém kopíruje vaše procesy, ne naopak
• výhoda: obvykle bez licencí za každého uživatele
• výhoda: propojení s Pohodou, Money S3, bankou nebo webem podle potřeby
• nevýhoda: vyšší vstupní investice a čas potřebný na návrh
• nevýhoda: závislost na kvalitě a spolehlivosti dodavatele

Jak férově porovnat náklady

Srovnávat měsíční poplatek krabicového řešení s jednorázovou cenou vývoje nedává smysl. Férové srovnání počítá celkové náklady za několik let, typicky za tři až pět.

U hotového softwaru sečtěte předplatné za všechny uživatele včetně plánovaného růstu, vyšší balíčky, doplňky, zavedení a čas strávený obezličkami. U softwaru na míru zase vývoj, hosting, údržbu a postupné úpravy. Na obou stranách nezapomeňte na přenos dat a zaškolení lidí.

Orientačně platí, že u malého týmu se standardním procesem vychází krabicové řešení často levněji. S rostoucím počtem uživatelů, specifickými procesy a potřebou integrací se poměr může otočit. Kde přesně je bod zlomu, záleží na konkrétní firmě.

Rizika na obou stranách

U hotového softwaru je hlavním rizikem závislost na výrobci. Ten může změnit ceny, zrušit funkci, kterou používáte, nebo upravit podmínky. Před rozhodnutím si proto ověřte, jak snadno se dají vaše data exportovat a v jakém formátu.

U softwaru na míru je rizikem hlavně výběr dodavatele. Pokud systém postaví někdo, kdo ho pak nebude udržovat, nebo chybí dokumentace, každá změna může být drahá. Ptejte se proto, kdo bude systém spravovat po spuštění, kde budou uložená data a jak by probíhalo předání jinému dodavateli.

Ani jedno riziko není důvodem danou cestu zavrhnout. Je to důvod klást správné otázky dřív, než podepíšete smlouvu.

Kdy dává smysl krabice

Hotový software je rozumnou volbou tam, kde nepotřebujete nic neobvyklého. Dobrým příkladem je jednoduchá fakturace, sdílený kalendář nebo rozesílání newsletteru, kde má vývoj vlastního řešení smysl jen výjimečně.

Pokud hotový nástroj pokryje vaše potřeby z velké většiny a zbytek umíte vyřešit jednoduchou úpravou postupu, je to obvykle rozumnější cesta. Typicky jde o tyto situace.

• váš proces je standardní a podobá se procesům většiny firem v oboru
• tým je malý a jeho výrazný růst v nejbližších letech nečekáte
• potřebujete začít okamžitě a nemáte čas na návrh
• systém nemusí komunikovat s dalšími nástroji

Kdy dává smysl software na míru

Software na míru se vyplatí tam, kde je váš způsob práce specifický nebo kde vás nejvíc stojí propojování několika nástrojů. Existuje i střední cesta: některé firmy ponechají hotové nástroje tam, kde dobře fungují, a na míru si nechají postavit jen chybějící část nebo propojení mezi nimi.

Takto se dá investice rozložit v čase a odstranit právě to místo, které firmu nejvíc brzdí. Poznáte ho podle těchto signálů.

• máte proces, který vám dává náskok, a nechcete ho ohýbat podle produktu
• používáte několik aplikací a tabulek, mezi kterými lidé ručně přepisují údaje
• potřebujete propojení s Pohodou, Money S3, bankou nebo vlastním skladem
• počet uživatelů roste a licenční poplatky se stávají výraznou položkou
• komunikace o zakázkách se odehrává ve skupinách na Messengeru a v e-mailech

Jak se rozhodnout

Začněte popisem procesu a seznamem míst, kde dnes ztrácíte čas. Potom si vyzkoušejte jedno nebo dvě hotová řešení na skutečných datech, ne na ukázkových. Pokud zjistíte, že většinu času řešíte obezličky, je to signál, že by se vám mohl vyplatit systém na míru.

Rozhodnutí nemusí být definitivní na roky, mnoho firem začíná jedním procesem a další přidává postupně. Lumen Studio staví software na míru s první funkční verzí do 24 hodin po úvodním hovoru; v nejjednodušším rozsahu vychází jeden proces od 70 000 Kč a systém pro celou firmu od 110 000 Kč, výsledná částka se ale odvíjí od počtu rolí, integrací a objemu přenášených dat.