Digitalizace firmy: kde začít, aby program lidé opravdu používali

Proč programy zůstávají nepoužívané

Mnoho firem má někde zaplacenou licenci na program, který se nikdy pořádně nerozjel. Důvodem zřídka bývá samotná technologie. Častěji jde o to, že program neřeší problém lidí, kteří ho mají používat, nebo jim práci přidává, místo aby ji ubíral.

Typický scénář: vedení zavede systém, aby mělo přehled, ale zaměstnanci musí všechno zadávat dvakrát, do systému i do staré tabulky. Po pár měsících tabulka vyhraje. Digitalizace, která má uspět, proto musí být výhodná i pro lidi v terénu, na skladě či v kanceláři, nejen pro vedení.

Další příčinou bývá, že se systém vybíral podle ukázky, ne podle každodenní práce. Na prezentaci působí všechno jednoduše, ale v praxi narazíte na výjimky, které program nezná. Pokud se s nimi nepočítalo, lidé si je začnou řešit po svém.

Začněte tam, kde to bolí nejvíc

Nepřistupujte k digitalizaci jako k jednomu velkému projektu pro celou firmu. Hledejte konkrétní místo, kde se dnes ztrácí čas, vznikají chyby nebo chybějí informace. Zeptejte se lidí, co je v práci nejvíc zdržuje, a jejich odpovědi si zapište co nejdoslovněji. Typické signály najdete v seznamu níže.

Z těchto oblastí vyberte jednu, která se týká každodenní práce a má jasného „majitele“. Právě tam bude první přínos nejviditelnější a lidé uvidí, že změna má smysl i pro ně. Naopak oblast, kde se postup mění každý měsíc nebo kde nikdo neví, kdo za ni odpovídá, se na první krok nehodí.

• tytéž údaje se přepisují z papíru do Excelu a pak do účetnictví
• na stav zakázky je potřeba se někoho ptát telefonem
• docházka se sbírá na papíře a na konci měsíce se ručně sčítá
• nabídky se pokaždé píšou od nuly ve Wordu
• nikdo přesně neví, co je na skladě, dokud to osobně nezkontroluje

Zapojte lidi od prvního dne

Lidé, kteří budou systém používat, by měli být u jeho návrhu. Ne na dlouhých poradách, ale u krátkých ukázek: takhle by to vypadalo, dá se s tím pracovat? Vedoucí skladu nebo technik v terénu často během minuty řekne, co v návrhu chybí nebo co je zbytečné.

Pomáhá i určit jednoho člověka, který za změnu odpovídá a na kterého se kolegové mohou obrátit. Nemusí být technicky zdatný. Stačí, když rozumí procesu a má důvěru týmu. Právě na něj se lidé budou obracet s drobnými otázkami, které by jinak skončily frustrací.

Stejně důležité je vysvětlit, proč se změna dělá. Pokud lidé vnímají nový systém jen jako kontrolu, budou ho obcházet. Pokud vidí, že jim ušetří telefonáty a večerní dopisování, přijmou ho mnohem snáz.

Spuštění a zaškolení

Spuštění naplánujte na období, kdy není největší nápor práce. Stavební firmě se nevyplatí měnit evidenci zakázek uprostřed sezóny a účetní kanceláři v době daňových přiznání. Klidnější měsíc dá lidem prostor naučit se nový postup bez stresu.

Zaškolení nemusí být dlouhé. Často stačí krátká ukázka přímo při práci a jednostránkový návod s nejčastějšími kroky. První dva týdny počítejte s dotazy a drobnými úpravami, proto by měl být k dispozici někdo, kdo je rychle vyřeší.

Důležité je také jasně říct, odkdy platí nový postup. Pokud papír a nový systém běží souběžně příliš dlouho, lidé si vyberou to, na co jsou zvyklí. Lépe funguje krátké přechodné období s pevným datem ukončení. Po tomto datu se už údaje zadávají jen do nového systému.

Méně funkcí, více používání

První verze by měla dělat málo, ale dobře. Když technik vyplní výkaz práce v mobilu za minutu a kancelář ho hned vidí, je to úspěch, i když systém zatím neumí nic jiného. Každá funkce navíc prodlužuje zaškolení a zvyšuje šanci, že se něco pokazí.

Při výběru řešení se ptejte, kolik kroků musí zaměstnanec udělat, aby zadal běžnou věc. Pokud jich je víc než u papíru, lidé se k papíru vrátí. Rychlost a jednoduchost jsou při každodenní práci důležitější než dlouhý seznam možností.

Dobrým pravidlem je, aby byla první verze hotová za týdny, ne za měsíce. Čím dřív ji lidé začnou používat, tím dřív zjistíte, co je potřeba změnit. Dlouhý vývoj bez zpětné vazby od uživatelů je nejjistější cesta k programu, který nikdo nechce.

Data a propojení

Digitalizace neznamená mít víc programů, ale méně přepisování. Proto už při prvním kroku myslete na to, kam mají data dál putovat. Výkaz práce by měl skončit ve fakturaci, docházka v podkladech pro mzdy a objednávka ve skladu. Každé ruční přenášení údajů mezi programy je místo, kde vzniká chyba a ztrácí se čas.

Většina českých firem používá nějaký účetní program, například Pohodu nebo Money S3, a k tomu internetové bankovnictví. Propojení nového systému s nimi bývá často tou částí, která ušetří nejvíc času. Pokud si nový program s účetnictvím nerozumí, počítejte s tím, že část ruční práce zůstane.

Před spuštěním si ujasněte i to, která stará data přenést. Ne všechno z posledních let musí být v novém systému hned. Často stačí aktuální adresář zákazníků, otevřené zakázky a platný ceník. Starší údaje mohou zůstat v archivu, kde je najdete, až je budete potřebovat.

Měřte a rozšiřujte postupně

Po měsíci používání se podívejte, co se změnilo. Ušetřili lidé čas? Je méně chyb? Používají systém všichni, nebo jen někteří? Pokud ho někdo obchází, zjistěte proč, protože právě to bývá nejlepší zdroj podnětů ke zlepšení.

Užitečné je sledovat několik jednoduchých ukazatelů, například čas od dokončení zakázky po vystavení faktury nebo počet telefonátů kvůli stavu objednávky. Pokud se tato čísla zlepšují, digitalizace funguje. Pokud ne, příčinu hledejte spíš v procesu než v lidech.

Teprve když první část funguje, přidejte další. Tak vzniká systém, který roste s firmou a který lidé považují za svůj. Pokud chcete první krok probrat s někým, kdo takové systémy staví, v Lumen Studio vám po úvodním hovoru obvykle do 24 hodin ukážeme první funkční verzi.