Jak propojit CRM s účetnictvím v Pohodě nebo Money S3

Proč se vyplatí CRM a účetnictví propojit

V mnoha firmách fungují obchod a účetnictví jako dva oddělené světy. Obchodník uzavře zakázku v CRM nebo v tabulce, pošle e-mail asistentce a ta údaje přepíše do Pohody nebo Money S3. O zaplacení faktury se obchodník dozví jen tehdy, když se výslovně zeptá.

Každé přepisování znamená čas a prostor pro chybu: překlep v IČO, špatná částka, zapomenutá položka. Navíc nikdo nemá úplný obraz. Obchodník nevidí, že zákazník dluží za poslední tři faktury, a účetní neví, že k zakázce přišla dodatečná objednávka.

Propojení tyto dva světy spojí. Údaje se zadají jednou, v systému, kde vznikají, a ostatní místa je dostanou automaticky.

Co se dá automatizovat

Rozsah propojení závisí na tom, jak firma pracuje, některé toky se ale opakují téměř všude. Není přitom nutné automatizovat všechno najednou.

Nejvíc často přinese už to, když faktura vznikne jedním kliknutím z uzavřené zakázky a informace o její úhradě se vrátí zpět do CRM. Mezi nejčastěji automatizované toky patří tyto.

• synchronizace adresáře: zákazník založený v CRM se objeví v účetnictví se správným IČO, DIČ a adresou
• vystavení faktury nebo zálohové faktury ze zakázky či objednávky v CRM
• přenos stavu úhrady zpět do CRM, aby obchodník viděl, co je zaplacené
• přehled pohledávek po splatnosti přímo na kartě zákazníka
• přenos skladových pohybů, pokud se sklad vede v účetním programu

Jak to technicky funguje s Pohodou a Money S3

Pohoda i Money S3 umožňují výměnu dat s jinými systémy, nejčastěji přes import a export ve strukturovaném formátu XML. CRM tak umí předat účetnictví doklady a adresy v podobě, kterou účetní program načte bez ručního přepisování.

Konkrétní způsob závisí na verzi programu a na tom, kde běží: na jednom počítači, na serveru ve firmě nebo u externí účetní kanceláře. Někde je možná průběžná automatická výměna, jinde se doklady přenášejí v dávkách, například jednou denně. Pokud účetnictví vede externí kancelář ve vlastní instalaci, propojení se obvykle řeší výměnou souborů nebo společně domluveným přístupem.

Důležitá je i otázka směru. Některé údaje mají téct jen z CRM do účetnictví, jiné jen zpět a u některých je potřeba určit, který systém je hlavní, pokud se údaj změní na obou místech. Před začátkem projektu se proto vyplatí ověřit, jakou verzi a licenci máte a kdo má k účetnictví přístup.

Párování plateb z banky

Párování plateb je oblast, kde automatizace ušetří nejvíc rutiny. Princip je jednoduchý: systém načte pohyby na bankovním účtu a přiřadí je k vystaveným fakturám, nejčastěji podle variabilního symbolu, částky a čísla účtu plátce.

Údaje z banky se dají získat z elektronických výpisů ve standardních formátech nebo přes rozhraní banky, pokud ho banka pro firemní klienty poskytuje. Výsledek se pak zapíše do účetnictví a zároveň se zobrazí v CRM u zákazníka.

Složitější jsou případy, kdy zákazník zaplatí bez variabilního symbolu, uhradí víc faktur jednou platbou nebo zaplatí jen část dlužné částky. Ty by systém neměl řešit potichu, ale označit k ruční kontrole. Dobře nastavené párování tak vyřídí většinu běžných plateb a člověku nechá jen výjimky.

Jak může vypadat tok od zakázky po úhradu

Představte si servisní firmu, která eviduje zakázky v CRM a faktury vystavuje v Pohodě. Po dokončení zakázky technik v mobilu označí práci jako hotovou a doplní použitý materiál. CRM z těchto údajů připraví podklad faktury a odešle ho do účetnictví.

Účetní fakturu zkontroluje a potvrdí, případně ji systém vystaví automaticky, pokud je to tak domluvené. Když na účet přijde platba se správným variabilním symbolem, faktura se označí jako uhrazená a obchodník to vidí u zákazníka, aniž by se musel ptát.

Pokud platba do splatnosti nepřijde, CRM může připomenout odpovědné osobě, aby se zákazníkovi ozvala, nebo připravit upomínku. Nikdo přitom nepřepisuje čísla z jednoho programu do druhého a každý vidí aktuální stav.

Na co si dát pozor

Na papíře vypadá integrace jednoduše, v praxi ale bývá několik míst, kde se nejčastěji zasekne. U každého z nich pomáhá jednoduché pravidlo: každý údaj má mít jedno místo, kde vzniká, a ostatní systémy ho jen přebírají.

Pokud toto pravidlo domluvíte na začátku, většina pozdějších neshod mezi systémy vůbec nevznikne. Pozornost si zaslouží hlavně tyto oblasti.

• duplicity v adresáři: tentýž zákazník v CRM a v účetnictví pod mírně odlišným názvem
• číselné řady dokladů: musí být jasné, který systém přiděluje čísla faktur
• sazby DPH a zaokrouhlování: rozdíly v haléřích vedou k nesouladu mezi systémy
• zpětné úpravy: co se stane, když někdo opraví fakturu přímo v účetnictví
• přístupová práva: ne každý v CRM by měl vidět všechny finanční údaje
• spolupráce s externí účetní, která může mít vlastní zažité postupy

Elektronická faktura: ISDOC a Peppol

V Česku je elektronická faktura mezi firmami dobrovolná, i tak se ale vyplatí. Strukturovaná faktura, například v českém formátu ISDOC, nese dodavatele, odběratele, položky i sazby DPH v přesně daných polích, takže ji účetní program, třeba Pohoda, načte bez přepisování.

Pro firmy, které už mají systémy propojené, je to přirozený další krok. Faktura vystavená ze zakázky může odejít jako strukturovaný soubor nebo přes evropskou síť Peppol a přijaté faktury se dají automaticky načíst a spárovat s objednávkami. Hodí se to i firmám, které obchodují se Slovenskem, kde je e-faktura od 1. 1. 2027 povinná.

Jak začít

Začněte zmapováním toho, kde dnes údaje vznikají a kam je někdo ručně přenáší. Často stačí týden zapisovat, co se kde přepisuje, a priority budou jasné. Zapojte do toho i účetní nebo externí účetní kancelář, protože právě ony nejlépe vědí, kde dnes vznikají chyby.

Potom vyberte jeden tok, například vystavování faktur ze zakázek, a vylaďte ho do konce včetně výjimek. Teprve když funguje spolehlivě, přidejte párování plateb a další části. Lumen Studio taková propojení CRM s Pohodou, Money S3 a bankou staví na míru a první funkční verzi ukáže do 24 hodin po úvodním hovoru.