CRM, sklad nebo docházka zdarma: kdy stačí a kdy už ne

Co u firemních systémů znamená „zdarma“

Slovo zdarma se u firemního softwaru používá pro tři dost odlišné věci. Než se rozhodnete, vyplatí se vědět, o kterou z nich jde, protože každá má jiné limity a jiné skryté náklady.

Nejčastější je bezplatný tarif placené služby. Základní verze nic nestojí, ale počet uživatelů, záznamů nebo funkcí je omezený a víc dostanete až v placeném tarifu. Druhou možností je open source: licence je zdarma, instalaci, provoz, aktualizace a zabezpečení ale zajišťujete sami nebo za ně někomu platíte. Třetí cestou jsou tabulky, kde si systém stavíte vlastními silami.

• bezplatný tarif: rychlý start, limity v počtu uživatelů a funkcí
• open source: licence zdarma, provoz a údržba jsou na vás
• tabulky: plná volnost, ale bez hlídání termínů, práv a historie změn

Kdy systém zdarma opravdu stačí

Bezplatné řešení dává smysl, když je tým malý a proces jednoduchý. Pokud evidujete pár desítek zákazníků, docházku pro několik lidí nebo malý sklad bez šarží a více poboček, zdarma často pokryje všechno podstatné.

Hodí se také na ověření nápadu. Než do systému investujete, zjistíte, jestli ho lidé budou opravdu používat a co od něj potřebujete. Tahle zkušenost se vám později hodí při zadání, ať už zůstanete u hotového nástroje, nebo přejdete na systém na míru.

• tým do několika lidí a jeden jednoduchý proces
• nevadí vám přizpůsobit práci logice nástroje
• nepotřebujete napojení na účetnictví ani další programy
• chcete si nejdřív ověřit, co od systému vlastně potřebujete

Na co si dát pozor před výběrem

Nejdůležitější otázkou je, jak dostanete svá data ven. Zjistěte předem, jestli nástroj umí export kontaktů, zakázek nebo docházky do běžného formátu, například CSV, a jestli je export dostupný i v bezplatném tarifu. Kdo to neověří, může po letech zjistit, že přechod jinam znamená ruční přepisování.

Pozor také na funkce, které firmy potřebují nejvíc. Automatizace, napojení na účetnictví, mobilní aplikace nebo podrobnější práva uživatelů bývají často až v placených tarifech. Cena se pak s růstem týmu násobí počtem uživatelů.

U osobních údajů zákazníků i zaměstnanců platí GDPR bez ohledu na cenu nástroje. Ověřte si, kde jsou data uložena a jestli poskytovatel nabízí smlouvu o zpracování osobních údajů. U docházky navíc musí evidence obsahovat údaje, které vyžaduje § 96 zákoníku práce, tedy začátek a konec odpracované směny, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovost.

Skrytý náklad: čas vašich lidí

Systém zdarma může být nakonec dražší než placený, pokud kvůli němu lidé ztrácejí čas. Typicky se to stane, když firma používá několik bezplatných nástrojů, které spolu nekomunikují. Kontakt je v CRM, zakázka v tabulce, faktura v účetnictví a tentýž údaj se přepisuje třikrát.

Jednoduchý výpočet ukáže, kolik vás to stojí: odhadněte, kolik hodin týdně lidé stráví přepisováním a dohledáváním údajů, vynásobte to počtem lidí a jejich hodinovými náklady. Výsledek za rok bývá překvapivě vysoký a je to částka, kterou můžete porovnat s cenou lepšího řešení.

Kdy se vyplatí systém na míru

Systém na míru má smysl ve chvíli, kdy vás hotové nástroje začnou brzdit víc, než pomáhají. Nejčastěji to firmy poznají podle toho, že údaje přepisují mezi několika programy, platí za tarify pro stále víc uživatelů a jejich skutečný postup neodpovídá žádné šabloně.

• stejné údaje přepisujete do tří a více nástrojů
• potřebujete napojení na Pohodu, Money S3 nebo banku
• platíte za mnoho uživatelských licencí, které využíváte jen zčásti
• obchod, zakázky, sklad a docházka mají fungovat v jednom systému
• chcete se na stav firmy zeptat jednou větou a dostat odpověď z vlastních dat

Jak postupovat

Klidně začněte zdarma, ale dělejte to vědomě. Zapište si, jak u vás proces probíhá, ověřte si export dat a po několika měsících vyhodnoťte, kolik času nástroj šetří a kde naopak práci přidává. Data z bezplatného nástroje se dají při přechodu převést, pokud je umíte vyexportovat.

Pokud zvažujete systém na míru, nemusíte kupovat naslepo. Lumen Studio vám po úvodním online hovoru obvykle do 24 hodin ukáže první funkční verzi na vzorku vašich vlastních dat. V nejjednodušším rozsahu vychází jeden proces od 70 000 Kč, výsledná cena závisí na počtu rolí, propojení a přenosu dat a domluvíme ji předem.